新闻动态

Blog detail

20May

如何成功举办一场规模大的会议?



MEETING


当你所在的公司要举办一场规模较大的会议,你知道要怎么做吗?一场会议的成功举办,也能让领导更加重视你,一起来学习下吧!





01.确定会议的大小预订会场

100人以内规模至少提前2周、100-300人规模至少预留1个月、300-1000人规模至少预留2个月、1000人以上至少预留3个月。确认人数后,一定要提前联系酒店预订会场。




02、周密安排前期准备工作

1)、确定总负责人:负责总揽全局及协调工作。

2)、确定接待团队:根据工作量分为若干工作小组或指派若干人员负责,明确工作分工,如接站、报到、住宿、用餐、用车、活动等。

3)、客人情况:人数、姓名、性别、职务、民族、抵离方式及时间、活动内容及要求等。

4)、活动准备:提前拟定活动形式、地点、主持人、邀请函、前往方式等。

5)、会议指南:一般应包括:欢迎辞、日程安排、住房安排、用餐安排、乘车安排、会务组联系方式、服务指南。制作《会议指南》时,应注意避免出现格式、字体等明显的错误,在印制前必须经相关工作负责人分别校对。

6)、用车安排:提前安排用车,准备、补充车上所需物品(湿巾、雨伞、矿泉水、药品等),及时反馈行程,提前通知预留车位、安排专人引导。

7)、接站人员:根据实际情况安排一对一或者多对一接待,要提前明确接站接待人员的任务。重要嘉宾要安排相应级别的人员接站。

8)、入住安排:确定VIP客人和普通客人的房间安排和接待要求,一定要重视VIP客人,给到他们该有的尊重,提前准备水果鲜花,房间安排距离会场近,最好安排在开会的酒店,尽量要集中在同一楼层,会务组在客人入住时最好在酒店前台设一个办事点,能减少很多麻烦。

9)、会场布置:准备会议材料、桌花、桌牌、热水、矿泉水、茶叶、纸杯、点心、水果、笔、本、电脑及多媒体设备、话筒、背板、横幅等。其中准备水果时应本着方便实用的原则。

10)、用餐准备:提前了解客人用餐习惯,尤其是少数民族地区和外宾,确定菜单、酒水、准备餐签,确定陪同人员。

11)、其他:财务准备,媒体记者、摄影、摄像、合影、录音、礼仪小姐。




03、正式会议阶段

会议开始前一定要提前到达会议现场,确认会场布置完毕和检查会议过程中要用到的电子设备有无故障、茶歇的准备情况等。跟会期间,总负责人不能离场,要全程密切留意现场,防止突发状况。会议结束后若要用到会场用餐的,一定要安排好客人和衔接时间。会议过程中临时出现问题,要及时与酒店会议负责人联系解决。




04、会议结束后

认真做好总结归档,分析该次接待工作中的难点和重点,为下次会议接待做好准备。一场规模大人数多的会议如果没能成功举办,所引发的后果及损失是不可估量的,所以一定要提前做好准备。




珠海度假村酒店

珠海度假村酒店拥有一个独立成楼的综合性星光会议中心和九个大型多功能宴会厅,30多个中小型宴会室;客房数量多、停车位充裕,康体娱乐设施配套齐全;   还拥有专业的会议服务、会场布置、餐饮服务团队,为你成功举办会议保驾护航。


酒店专线:0756-3333838

地址:珠海市香洲区吉大石花东路9号